Modulo 3 · 3.3
Allegati e file di grandi dimensioni
Modulo 3: Scrivere la posta · Tempo di lettura: 11 minuti
Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà calcolare se dei file stanno in una sola e-mail, capirà perché un allegato diventa più grande quando viene inviato e, per i file di grandi dimensioni, sceglierà la strada giusta: ridurli, convertirli o usare un link di condivisione.
Concetti chiave: MIME, base64, limite del messaggio, dimensione massima degli allegati, server ricevente, link di condivisione, data di scadenza, pdf, ridurre una foto, promemoria per gli allegati, vCard
Un allegato diventato testo
La posta elettronica è stata pensata in origine per il semplice testo. Una foto, un pdf o un foglio di calcolo sono fatti di byte qualsiasi, che non possono viaggiare così come sono. Per questo esiste MIME: uno standard che divide un messaggio in parti, ognuna con un'intestazione che dice di cosa si tratta (per esempio Content-Type: application/pdf) e come è stata impacchettata. Per i file questo imballaggio è quasi sempre base64.
Base64 trasforma ogni 3 byte del Suo file in 4 caratteri leggibili (RFC 2045). Il risultato è quindi circa un terzo più grande dell'originale. Una foto di 3 MB occupa nell'e-mail circa 4 MB. Ecco come appare l'inizio di un allegato di questo tipo quando visualizza il sorgente di un messaggio:
Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64
JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...Ogni riga di questa confusione è un pezzetto del Suo pdf. Il destinatario non ne vede nulla: il suo programma di posta lo riconverte nel file originale.
Fare i conti: ci sta in un solo messaggio?
Ogni server di posta ha un limite del messaggio: il messaggio più grande che accetta, misurato dopo l'impacchettamento. Presso WebOké è di 50 MB per messaggio, su tutti i server di posta. Poiché base64 rende tutto un terzo più grande, in un solo messaggio stanno circa 36 MB di allegati. Questo valore lo vede anche nella webmail come dimensione massima dei file quando li aggiunge.
La regola pratica per fare i conti da sé:
- Sommi la dimensione di tutti gli allegati.
- Se supera circa 36 MB, presso WebOké non ci sta in una sola e-mail.
- Se è inferiore, ci sta per il Suo server. Ma questa è solo metà della storia.
L'altra metà è il server ricevente. Anche lui ha un limite del messaggio, spesso inferiore a 50 MB. Molti servizi accettano messaggi fino a circa 20 o 25 MB, ma varia da servizio a servizio e può cambiare. Se il Suo messaggio è troppo grande per il destinatario, riceverà un messaggio di errore, spesso con un codice come 552 o con le parole "message too big" o "message size exceeds". La Sua e-mail è stata quindi inviata, ma non è arrivata.
Per questo vale una seconda regola, più prudente: oltre i 15 o 20 MB di allegati per qualcuno al di fuori della Sua organizzazione, è meglio scegliere un link di condivisione. Così non deve tirare a indovinare.
Consideri anche questo: un messaggio con allegati pesanti resterà nella Sua cartella Inviata e nella casella del destinatario. Conta per lo spazio di archiviazione di entrambi (lezione 5.4). Se invia lo stesso file di 20 MB a cinque persone, sarà presente cinque volte presso i destinatari e una volta da Lei.
Ridurre: prima il guadagno più furbo
Prima di creare un link di condivisione, verifichi se il file può diventare più piccolo. Non tutti i file hanno una dimensione proporzionata a ciò che contengono.
- Le foto di un telefono o di una fotocamera pesano spesso diversi MB ciascuna, perché sono salvate a piena risoluzione. Per uno schermo ne basta una frazione. Ridurre una foto per esempio a 2000 pixel di larghezza la rende di solito molte volte più piccola, senza differenze visibili su uno schermo. È quasi sempre il guadagno maggiore.
- Documenti: un preventivo in formato .docx può essere pesante a causa delle immagini inserite, e a volte appare diverso presso il destinatario. Un pdf è spesso più piccolo, appare uguale ovunque e non può essere modificato per errore.
- I documenti scansionati sono immagini. Scansioni a una risoluzione più bassa o in bianco e nero se il colore non serve.
- Comprimere in zip aiuta con i file di testo e i fogli di calcolo, ma quasi per nulla con foto, video e pdf: sono già compressi.
Con i video, ridurli spesso non basta. Un filmato di qualche minuto supera facilmente i 36 MB. In quel caso il link di condivisione è l'unica strada valida.
Il link di condivisione: il file resta, il link viaggia
Con un link di condivisione mette il file in uno spazio online, come Nextcloud o un altro cloud, e invia soltanto un link. L'e-mail resta leggera, il destinatario scarica il file quando vuole e Lei può revocare il link in seguito.
Un buon link di condivisione ha:
- una data di scadenza, così il file non resta pubblico per anni;
- una password per i file riservati, da comunicare attraverso un altro canale (SMS o telefono), non nella stessa e-mail;
- sola lettura, a meno che l'altra persona non debba davvero caricare qualcosa.
Un tranello: un link di condivisione senza password funziona per chiunque lo abbia. Se il destinatario inoltra la Sua e-mail, anche il destinatario successivo può accedere al file. Con dati personali o preventivi, una password e una data di scadenza non sono quindi un lusso.
Un altro tranello: alcuni destinatari non si fidano dei link, a ragione dopo tutto il phishing (lezione 2.4). Scriva quindi nell'e-mail cosa devono aspettarsi: "Riceverà un link al nostro Nextcloud, il file si chiama foto's-bruiloft.zip e il link funziona fino al 1 giugno."
Allegati dimenticati e un biglietto da visita
Chi non ha mai scritto "vedi allegato" senza poi aggiungere nulla? La webmail può avvisarLa: con Ricorda per gli allegati dimenticati controlla al momento di Invia se il Suo testo contiene parole come "allegato" mentre non c'è alcun allegato. Questo promemoria è disattivato per impostazione predefinita; lo attiva in Impostazioni > Composizione messaggi.
Con Allega vCard invia un contatto della Sua rubrica come biglietto da visita (un file .vcf). Il destinatario lo aggiunge con un clic alla propria rubrica. Comodo se vuole dare a qualcuno i dati di un collega o di un fornitore. Maggiori informazioni sulla vCard nella lezione 7.2.
In pratica: come funziona nella webmail
Nella schermata Nuovo messaggio aggiunge un allegato con Allega in alto o con Allega un file a destra, oppure trascina un file nel riquadro a destra. Lì vede anche la dimensione massima dei file. Il promemoria per gli allegati dimenticati si trova in Impostazioni > Composizione messaggi. Il manuale di Roundcube descrive i passaggi. In altre webmail funziona in modo simile, ma il limite per messaggio varia a seconda del fornitore.
Riepilogo
- Gli allegati vengono impacchettati come testo con base64 e diventano così circa un terzo più grandi (3 byte diventano 4 caratteri).
- Presso WebOké un messaggio può essere di 50 MB, cioè circa 36 MB di allegati.
- I server riceventi accettano spesso meno; per file grandi destinati all'esterno, meglio un link di condivisione.
- Riduca prima le foto e converta i documenti in pdf; lo zip non aiuta con foto e video.
- Un link di condivisione ha una data di scadenza e, per i file riservati, una password comunicata attraverso un altro canale.
Quiz
Esercizio
Esercizio A3.3: Ci sta in una sola e-mail? Parta dalla regola pratica di WebOké: circa 36 MB di allegati stanno in un messaggio di 50 MB, perché base64 rende tutto circa un terzo più grande. Per le situazioni da 1 a 3 scelga "ci sta" oppure "non ci sta, link di condivisione". (1) Sanne invia ad Ahmed due pdf: il preventivo di 3 MB e il progetto floreale di 5 MB. (2) Daan vuole inviare a Sanne un video del montaggio di un arco nuziale; il file è di 120 MB. (3) Sanne vuole inviare ad Ahmed dodici foto di bouquet da sposa precedenti, ciascuna di 3,5 MB, direttamente dalla fotocamera, in una sola e-mail. Domanda 4: per un'altra e-mail Sanne deve liberare spazio e può prima ridurre un solo file. Quale file sceglie: (a) offerte-bruiloft.pdf di 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg di 9 MB direttamente dalla fotocamera, (c) prijslijst.docx di 0,2 MB? Il programma confronta le Sue quattro risposte con la soluzione e mostra il calcolo per ogni situazione.
Per saperne di più
Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail funziona in modo simile.
- Roundcube Webmail 4.3: Inviare allegati
- Email rifiutata: messaggio troppo grande
- Messaggi di errore risolti 1.6: 552: casella di posta piena o messaggio troppo grande
- Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 3.2: Spazio di archiviazione, quota e una mailbox piena
- RFC 2045, MIME parte 1, sezione 6.8 su base64 (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045