Cartelle e cartelle speciali

Modulo 5: Organizzare e ritrovare · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà spiegare dove si trovano davvero le Sue cartelle, quali cartelle speciali esistono e come un programma di posta le riconosce. Saprà inoltre individuare da solo una cartella Inviata doppia o una cartella spam configurata in modo errato.

Concetti chiave: cartella sul server, cartella speciale, SPECIAL-USE, carattere separatore, sottocartella, iscrizione, cartella di archivio

Le Sue cartelle si trovano sul server

Nel modulo 1 ha visto che la webmail comunica con il server di posta tramite IMAP. Questo vale anche per le cartelle. Una cartella che crea nella webmail non viene creata nel Suo browser, ma sul server. Per questo vede subito la stessa cartella nel programma di posta del Suo portatile e nell'app di posta del Suo telefono. Se sul telefono sposta un messaggio nella cartella Klanten (Clienti), lo troverà anche nella webmail, in Klanten.

Questo ha tre conseguenze che è bene conoscere:

• Eliminare una cartella è definitivo. Se elimina una cartella, scompare anche la posta al suo interno, su tutti i dispositivi contemporaneamente. Non esiste un "Cestino per le cartelle".
• Tutte le cartelle contano per il Suo spazio di archiviazione. Anche quelle che non apre quasi mai, come Archivio o Inviata. Se ne parla nella lezione 5.4.
• Rinominare una cartella influisce su tutto ciò che vi fa riferimento. Un filtro che sposta la posta in "Facturen" (Fatture) smette di funzionare se rinomina la cartella in "Rekeningen" (Conti). La lezione 6.2 torna su questo punto.

Sottocartelle e carattere separatore

Le cartelle possono trovarsi l'una sotto l'altra, ad esempio una cartella per ogni cliente sotto una cartella Klanten. Sul server ogni cartella ha un unico nome completo. Il livello viene indicato con un carattere separatore: un carattere fisso tra le parti del nome. Presso WebOké è un punto. La cartella Ahmed sotto Klanten si chiama quindi sul server Klanten.Ahmed. Una cartella sotto Posta in arrivo si chiama INBOX.Leveranciers, perché sul server Posta in arrivo si chiama sempre INBOX.

La webmail non mostra questi nomi completi. Lei vede un albero con cartelle rientrate e il nome Posta in arrivo. È comunque utile conoscere il nome reale: lo incontrerà in uno script di filtro (modulo 6), durante la configurazione di un programma di posta e nei messaggi di errore. Altri server di posta usano talvolta una barra come separatore (Klanten/Ahmed). Il principio è lo stesso.

Poiché il punto è il carattere separatore, non può usarlo nel nome di una cartella. Se nella webmail digita "Preventivi 2026.1", riceverà un avviso che il nome contiene un carattere non consentito. Un programma di posta, a volte senza avvisare, ne ricava invece una cartella "1" sotto "Preventivi 2026". Scelga quindi nomi senza punto.

Cartelle speciali: Bozze, Inviata, Spam, Cestino e Archivio

Alcune cartelle hanno un compito fisso. Una bozza deve essere salvata da qualche parte, così come un messaggio inviato, la posta eliminata e lo spam. Queste sono le cartelle speciali. La difficoltà: in passato ogni programma di posta usava nomi propri. Outlook usava "Sent Items", Apple Mail "Sent Messages", Thunderbird "Sent". Così in una sola casella di posta comparivano facilmente tre cartelle per la posta inviata.

Per questo esiste uno standard: SPECIAL-USE (RFC 6154). Il server applica un'etichetta alla cartella che ha un determinato compito. Un programma di posta che conosce lo standard legge queste etichette e usa la cartella giusta, qualunque sia il suo nome. Le etichette sono:

Presso WebOké queste cartelle si chiamano sul server Drafts, Sent, Junk, Trash e Archive. La webmail le mostra in italiano. Faccia attenzione alla cartella spam: sul server si chiama Junk, la webmail la mostra come Spam e un programma di posta come Posta indesiderata. Si tratta sempre della stessa cartella. Solo questa cartella viene usata dal filtro antispam per imparare (lezione 8.2).

Perché a volte vede due cartelle Inviata

Un programma di posta che non legge le etichette o che è configurato in modo errato crea da sé una cartella con il proprio nome. Vedrà allora, ad esempio, accanto a Inviata una cartella "Sent Items" sotto Posta in arrivo. La conseguenza: ciò che invia dal portatile finisce in una cartella e ciò che invia dalla webmail nell'altra. E Lei cerca senza trovare nulla.

Ecco come risolvere:

1. Individui quale cartella ha l'etichetta \Sent. Quella è la cartella vera.
2. Nel programma di posta, imposti quella cartella come cartella per i messaggi inviati.
3. Sposti i messaggi dalla cartella doppia a quella vera.
4. Solo dopo elimini la cartella doppia ormai vuota.

Lo stesso può accadere con le bozze, il cestino e la cartella spam. Una cartella "Spam" creata da Lei sotto Posta in arrivo non è la cartella spam: il filtro antispam non vi mette nulla e non impara nulla da essa.

Iscrizione: mostrare o nascondere

Una cartella può esistere senza che Lei la veda. Un programma di posta mostra solo le cartelle a cui è iscritto. Nella webmail si tratta dell'interruttore accanto a ogni cartella in Impostazioni > Cartelle. Se lo disattiva, la cartella scompare dall'elenco delle cartelle, ma la posta al suo interno continua a esistere e conta per il Suo spazio di archiviazione. Se Le manca una cartella, verifichi prima se non è semplicemente nascosta.

La cartella di archivio

Una cartella di archivio serve per la posta già gestita che desidera conservare. La differenza rispetto a una cartella normale: la webmail le dedica un pulsante Archivio. Con un clic il messaggio finisce nel Suo archivio. In Dividi archivio per sceglie se l'archivio viene suddiviso automaticamente in sottocartelle, ad esempio per anno. Si creano così cartelle come Archive.2025 e Archive.2026. In questo modo anche gli archivi di grandi dimensioni restano veloci, perché una cartella con decine di migliaia di messaggi si carica più lentamente.

In pratica: come funziona nella webmail

Le cartelle si creano e si gestiscono in Impostazioni > Cartelle, dove si trovano anche gli interruttori per l'iscrizione. Quale cartella la webmail usa per quale compito lo vede in Impostazioni > Preferenze > Cartelle speciali. Lasci queste impostazioni come sono, a meno che non sappia esattamente perché sta modificando qualcosa. I passaggi sono descritti nel manuale di Roundcube (Creare e gestire le cartelle, Archiviare i messaggi). In altre webmail il funzionamento è simile: Gmail usa etichette invece di cartelle, ma un programma di posta le vede tramite IMAP come cartelle; Outlook.com ha cartelle come qui.

Riepilogo

• Le cartelle si trovano sul server: ciò che fa nella webmail lo vede su tutti i Suoi dispositivi, ed eliminare una cartella elimina anche la posta al suo interno.
• Presso WebOké il punto è il carattere separatore: Klanten.Ahmed è la cartella Ahmed sotto Klanten, INBOX è Posta in arrivo.
• Le cartelle speciali si riconoscono dalla loro etichetta (RFC 6154): \Drafts, \Sent, \Junk, \Trash, \Archive. Sul server la cartella spam si chiama Junk.
• Due cartelle Inviata nascono quando un programma di posta crea una propria cartella; la cartella con \Sent è quella vera.
• Una cartella nascosta (non iscritta) esiste ancora e conta per il Suo spazio di archiviazione.

Quiz

Esercizio

Esercizio A5.1: Leggere l'elenco delle cartelle del server. Apra il materiale mappen-1.txt. Si tratta dell'output letterale di un comando IMAP LIST con cui un programma di posta richiede le cartelle, con le etichette SPECIAL-USE. Ogni riga che inizia con * LIST è una cartella: tra parentesi le caratteristiche, poi il carattere separatore tra virgolette e alla fine il nome completo della cartella. Compili quattro campi: il nome della vera cartella Inviata, il nome della cartella spam, il carattere separatore e il nome della cartella superflua perché creata in doppio da un programma di posta. Digiti i nomi delle cartelle esattamente come compaiono nel file, senza le virgolette. Il programma confronta le Sue risposte con la chiave di correzione e mostra per ogni risposta se è corretta, con una spiegazione.

Per saperne di più

Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail il funzionamento è simile.

• Roundcube Webmail 6.1: Creare e gestire le cartelle
• Roundcube Webmail 6.2: Archiviare i messaggi
• Cartelle nella Sua casella di posta: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino, Posta indesiderata e Archivio
• Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 3.1: Cartelle e sincronizzazione: perché vede due volte "Inviati"
• RFC 6154, IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6154