A, Cc, Ccn e Rispondi a

Modulo 3: Scrivere la posta · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà scegliere consapevolmente, per ogni destinatario, tra A, Cc e Ccn, saprà che cosa fanno esattamente Rispondi a tutti, Rispondi a e l'inoltro, ed eviterà di esporre gli indirizzi altrui.

Concetti chiave: A, Cc, Ccn, busta, Rispondi a tutti, Rispondi alla mailing list, Rispondi a (Reply-To), Followup-To, inoltro come allegato, violazione dei dati, limite giornaliero

Tre campi, tre ruoli

Quando scrive un'e-mail, vede per impostazione predefinita un solo campo per i destinatari. Con il segno più accanto ne compaiono altri. Questi campi non sono decorativi: ognuno comunica al destinatario qualcosa sul suo ruolo.

A è per chi deve fare qualcosa o per chi Le deve una risposta. Se mette tre persone in A, si sentiranno tutte e tre chiamate in causa. Oppure nessuna delle tre, perché ognuna pensa che se ne occuperà un'altra. Per questo è meglio mettere una sola persona in A, oppure indicare nella prima frase chi fa che cosa.
Cc (copia carbone, copia per conoscenza) è per chi legge per informazione. Chi è in Cc non deve fare nulla, ma sa che cosa sta succedendo. Tutti i destinatari vedono chi è in Cc.
Ccn (copia carbone nascosta, in inglese Bcc) è per chi riceve una copia che gli altri non devono vedere. Chi è in Ccn è invisibile ai destinatari in A e in Cc, e i destinatari in Ccn non si vedono nemmeno tra loro.

Come può Ccn essere invisibile, se il messaggio arriva comunque a quelle persone? Dipende dalla differenza tra busta e intestazioni vista nella lezione 1.1. Il server di posta consegna agli indirizzi indicati sulla busta (RCPT TO). Le intestazioni To e Cc sono solo testo all'interno del messaggio. Con Ccn il Suo programma di posta inserisce l'indirizzo sulla busta, ma rimuove l'intestazione Bcc dal messaggio che ricevono gli altri. Lo standard per il formato dei messaggi (RFC 5322) descrive esattamente questo comportamento.

Ccn e GDPR: un indirizzo visibile può essere una violazione dei dati

Un indirizzo e-mail come youssef@example.net è un dato personale: appartiene a una persona identificabile. Se invia un'unica e-mail a quaranta clienti e li mette tutti in A o in Cc, ogni cliente riceve gli indirizzi degli altri trentanove. Nessuno di loro aveva mai dato il consenso a questo.

Il GDPR chiama un evento del genere violazione dei dati personali (articolo 4, punto 12): una violazione di sicurezza che comporta, tra l'altro, la divulgazione non autorizzata di dati personali. In parole semplici: una fuga di dati. Se deve notificarla all'autorità di controllo dipende dal rischio per le persone interessate (articolo 33). Quaranta indirizzi di clienti di un fioraio sono una cosa diversa da quaranta indirizzi di partecipanti a un gruppo di sostegno sui debiti: nel secondo caso, il solo fatto che qualcuno compaia nell'elenco rivela qualcosa di delicato. In caso di dubbio, documenti l'accaduto e verifichi se la notifica è necessaria. Il corso Sicurezza online approfondisce questo tema.

La regola è semplice: se scrive a un gruppo di persone che non si conoscono (o non hanno bisogno di conoscersi), le metta in Ccn e metta se stesso in A. Questo vale anche quando sceglie un gruppo dalla Sua rubrica: la webmail inserisce allora tutti gli indirizzi nel campo che sta usando.

Una trappola che pochi conoscono: un destinatario in Ccn che fa clic su Rispondi a tutti si rende visibile. La sua risposta va a tutti quelli in A e in Cc, che scoprono all'improvviso che aveva ricevuto una copia nascosta. Se mette qualcuno in Ccn perché legga per conoscenza, gli dica di non rispondere. Se vuole coinvolgere qualcuno apertamente, usi Cc.

Rispondere: Rispondi, Rispondi a tutti, Rispondi alla mailing list

Per un messaggio ricevuto ha tre modi di rispondere.

Rispondi va solo al mittente (oppure all'indirizzo indicato in Rispondi a, vedi sotto).
Rispondi a tutti va al mittente e a tutti quelli in A e in Cc. Lo usi solo se tutti gli altri hanno davvero bisogno della Sua risposta. Un "Grazie!" a venti persone è solo rumore.
Rispondi alla mailing list (tramite la freccina accanto a Rispondi a tutti) è per i messaggi di una mailing list. Il software della lista inserisce nel messaggio un'intestazione List-Post (RFC 2369) e la webmail invia allora la Sua risposta alla lista anziché alla persona che ha scritto.

Se è indeciso tra Rispondi e Rispondi a tutti, guardi i campi A e Cc prima di inviare. Vede esattamente chi riceverà il messaggio. Rimuova chi non deve esserci.

Rispondi a e Followup-To

Con Rispondi a (l'intestazione Reply-To) dice: le risposte a questa e-mail desidero riceverle a un altro indirizzo. Chiara, per esempio, invia un'e-mail da chiara@example.com riguardo a un ordine, ma vuole che le risposte arrivino all'indirizzo condiviso info@example.com, così le vede anche Luca. Inserisce quindi info@example.com in Rispondi a. Quando il cliente fa clic su Rispondi, info@ è già pronto come destinatario.

Rispondi a è anche un trucco molto usato dai truffatori: il mittente sembra corretto, ma la Sua risposta finisce su un dominio completamente diverso (lezione 2.4). Quando risponde, controlli quindi di tanto in tanto l'indirizzo che la webmail inserisce.

Followup-To (l'intestazione Mail-Followup-To) proviene dal mondo delle mailing list. Serve a indicare dove devono andare le risposte successive in una discussione, per esempio solo alla lista e non anche a Lei personalmente. Non tutti i programmi di posta ne tengono conto. Nella normale posta di lavoro lo lasci vuoto.

Inoltrare: nel testo o come allegato

Con Inoltra invia un messaggio ricevuto a un'altra persona. Con la freccina accanto sceglie come:

nel testo (inline): il messaggio originale compare come citazione sotto il Suo testo. Utile per aggiornare rapidamente qualcuno. Il destinatario può leggerlo come una normale e-mail.
come allegato: l'intero messaggio originale viene allegato come file .eml, con tutte le intestazioni. Le serve quando qualcuno deve poter vedere da dove proviene davvero un'e-mail, per esempio quando inoltra un messaggio di phishing a un servizio di assistenza.

Quando inoltra, faccia attenzione a ciò che contiene la citazione. Una lunga conversazione contiene spesso indirizzi, numeri di telefono o accordi di persone che non sanno che Lei la sta passando a qualcun altro. Rimuova ciò che il nuovo destinatario non ha bisogno di vedere.

Molti destinatari: il limite giornaliero

Una casella di posta è pensata per la posta personale, non per le newsletter. Per prevenire abusi, può inviare un numero limitato di e-mail al giorno. Presso WebOké questo limite vale per l'intero pacchetto: tutte le caselle di posta, la webmail e il Suo sito web insieme. Attenzione: ogni destinatario conta. Un messaggio con duecento indirizzi in Ccn equivale a duecento e-mail. Se vuole raggiungere regolarmente un gruppo numeroso, usi un servizio di newsletter. Questo gestisce anche la disiscrizione e una lista ordinata, come si conviene a una newsletter. Anche altri fornitori applicano limiti simili.

Esempio: un'e-mail, tre campi

Chiara invia a Youssef il preventivo per i fiori del matrimonio.

A:  Youssef <youssef@example.net>
Cc:   Luca <luca@example.com>
Rispondi a: info@example.com
Oggetto: Preventivo fiori matrimonio 14 giugno: conferma entro il 1 maggio, grazie

Youssef deve dare la sua approvazione, quindi è in A. Luca prepara i fiori e legge per conoscenza: Cc. Youssef vede che Luca è informato, ed è un bene, perché Luca forse lo chiamerà più avanti. Le risposte arrivano a info@, che Chiara e Luca controllano entrambi.

In pratica: come funziona nella webmail

In Nuovo messaggio trova il campo Destinatario. Con il segno più a destra di quel campo aggiunge Cc, Ccn, Rispondi a e Followup-To. Con il pulsante con le figurine sceglie contatti o un gruppo dalla Sua rubrica. Sopra un messaggio aperto trova Rispondi, Rispondi a tutti (con Rispondi alla mailing list sotto la freccina) e Inoltra (con la scelta nel testo o come allegato). I passaggi sono descritti nel manuale di Roundcube. In altre webmail, come Gmail o Outlook.com, i pulsanti hanno nomi quasi identici e funzionano in modo simile.

La schermata Nuovo messaggio con Mittente, Destinatario, Oggetto, il testo e il pulsante Invia — (1) Mittente, (2) Destinatario, (3) Oggetto, (4) il Suo messaggio, (5) Invia

Riepilogo

A è per chi deve fare qualcosa, Cc per chi legge per conoscenza, Ccn per chi deve restare invisibile.
Ccn funziona tramite la busta: l'indirizzo riceve il messaggio, ma l'intestazione Bcc non viene trasmessa agli altri.
Gli indirizzi visibili di persone che non si conoscono possono costituire una violazione dei dati (articolo 4, punto 12, del GDPR); se notificarla dipende dal rischio (articolo 33).
Usi Rispondi a tutti solo se tutti hanno bisogno della Sua risposta; un destinatario in Ccn che lo usa si tradisce.
Rispondi a indirizza le risposte a un altro indirizzo; ogni destinatario conta per il limite giornaliero.

Quiz

Esercizio

Esercizio A3.1: Chi mette in quale campo? Legga le cinque situazioni e scelga per ognuna se la persona o il gruppo indicato va in A, Cc o Ccn. (1) Chiara invia il preventivo per i fiori del matrimonio e vuole che Youssef lo approvi: dove mette Youssef? (2) Nella stessa e-mail Chiara vuole che Luca sappia che cosa è stato concordato; Luca non deve fare nulla e Youssef può vedere che Luca è informato: dove mette Luca? (3) Chiara scrive a quaranta clienti che non si conoscono tra loro che il negozio resterà chiuso per la Festa della Repubblica (2 giugno): dove mette i clienti? (4) Chiara chiede sia al servizio di consegna (pianificazione@example.org) sia a Luca di confermare entro venerdì se sono disponibili sabato; si aspetta una risposta da entrambi: dove mette il servizio di consegna? (5) Chiara risponde al reclamo di un cliente e vuole una copia nel proprio indirizzo di archivio archivio@example.com; quell'indirizzo non fa nulla con l'e-mail e il cliente non deve vederlo: dove mette archivio@example.com? Per ogni situazione sceglie dai campi di selezione e il programma confronta le Sue risposte con la soluzione. Per ogni situazione vede se la Sua scelta è corretta e perché.

Per saperne di più

Dove sono indicati i passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail il funzionamento è simile.

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