Un messaggio di assenza fatto bene

Modulo 6: In automatico: filtri e assenza · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà spiegare come funziona un messaggio di assenza sul server, chi lo riceve e chi no, e saprà impostare un messaggio di assenza che si attiva e si disattiva da solo e che non rivela nulla di utile ai truffatori.

Concetti chiave: messaggio di assenza, Sieve vacation, Intervallo di risposta (:days), I miei indirizzi di posta (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Data di inizio e Data di fine, Azione messaggio in arrivo

Un filtro che risponde

Dal punto di vista tecnico, un messaggio di assenza è un filtro. Si trova nello stesso gruppo di filtri degli altri Suoi filtri (lezione 6.1) e quindi viene eseguito anch'esso sul server, nel momento in cui arriva la posta. Il Suo portatile può restare spento. L'estensione Sieve si chiama vacation (RFC 5230). Ecco come la webmail scrive un messaggio di assenza per le vacanze di Natale:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Fuori ufficio]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["chiara@example.com","info@example.com"] :subject "Assente fino al 3 gennaio compreso" "Grazie per la Sua e-mail. Sarò assente fino al 3 gennaio compreso. Per gli ordini può rivolgersi a Luca: luca@example.com.";
}

Che cosa significa:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" e "le" ... "2027-01-03": la data attuale deve essere uguale o successiva al 21 dicembre e uguale o precedente al 3 gennaio. Sono la Sua Data di inizio e la Sua Data di fine. Al di fuori di questo periodo il filtro non fa nulla. :zone "+0100" è il fuso orario delle Sue impostazioni.
• vacation :days 7: lo stesso indirizzo riceve una risposta al massimo una volta ogni 7 giorni.
• :addresses [...]: gli indirizzi che appartengono a Lei.
• :subject e il testo che segue: l'oggetto e il contenuto della risposta.

Una risposta per mittente per intervallo

Senza un limite, chi Le scrive dieci volte riceverebbe dieci volte la stessa risposta. Per questo il server ricorda a chi ha già risposto. Entro l'Intervallo di risposta (in Sieve :days) lo stesso mittente non riceve una seconda risposta. Se non sceglie nulla, secondo lo standard valgono 7 giorni (RFC 5230, sezione 4.1). Per una vacanza di due settimane 7 è un valore ottimo: chi Le scrive di nuovo dopo una settimana riceve un promemoria che Lei è ancora via. Di solito non è possibile scendere sotto 1 giorno.

La risposta va al mittente della busta (Return-Path, lezione 1.1), non necessariamente all'indirizzo in From. Per la posta normale coincidono. Per newsletter e sistemi si tratta spesso di un indirizzo tecnico, ed è proprio questo lo scopo: così una risposta automatica non arriva a una persona che non saprebbe che farsene.

Chi non riceve una risposta

Un messaggio di assenza può fare molti danni se risponde alla posta sbagliata: risposte a una mailing list con mille iscritti, oppure due messaggi automatici che si rispondono a vicenda all'infinito. Per questo lo standard (RFC 5230, sezione 4.6) stabilisce che il server non risponde a:

• posta con un'intestazione List-Id o altre intestazioni List: newsletter e mailing list;
• posta con un'intestazione Auto-Submitted con un valore diverso da "no": messaggi automatici, come un altro messaggio di assenza o una notifica di un sistema;
• posta da indirizzi come MAILER-DAEMON o da indirizzi che iniziano con "owner-" o terminano con "-request".

La risposta stessa riceve l'intestazione Auto-Submitted: auto-replied. In questo modo un altro messaggio di assenza sa che non deve rispondere a sua volta, e non si crea un circolo vizioso.

I miei indirizzi di posta: rispondere solo se il messaggio è per Lei

Il server risponde solo se uno dei Suoi indirizzi compare nelle intestazioni To o Cc (RFC 5230, sezione 4.5). Così si evita di rispondere a posta arrivata tramite una lista o in Ccn. Quali indirizzi siano Suoi, il server lo sa solo in parte: l'indirizzo della Sua casella di posta di sicuro, ma non l'indirizzo info@ che viene inoltrato a Lei.

Per questo il campo I miei indirizzi di posta è importante (in Sieve :addresses). Vi inserisca ogni indirizzo su cui riceve posta, compresi gli indirizzi di inoltro. Con Riempire con tutti i miei indirizzi la webmail riprende gli indirizzi delle Sue identità. Se dimentica info@, un cliente che scrive a info@ non riceve alcun messaggio di assenza e magari aspetta invano.

Inizio, fine e che cosa succede alla posta

Con una Data di inizio e una Data di fine il messaggio si attiva e si disattiva da solo. È il modo più sicuro: non può dimenticarsi di disattivarlo. Se le lascia vuote, il messaggio resta attivo finché Stato è impostato su Attivato. Un messaggio di assenza che continua per settimane dopo le vacanze è un errore frequente e crea confusione nei clienti.

In Azione messaggio in arrivo sceglie che cosa succede alla posta stessa. Lasci questa opzione su Mantieni. Vacation infatti lascia il messaggio normalmente nella Sua casella (RFC 5230, sezione 4.7), e al Suo ritorno vorrà leggere ciò che è arrivato. Scarta significa che la posta che riceve scompare. Reindirizza a o Invia copia a hanno senso solo verso un collega della Sua organizzazione, con gli stessi svantaggi visti nella lezione 6.2.

Che cosa scrivere e che cosa no

Un buon messaggio di assenza è breve e aiuta il mittente ad andare avanti:

• Quando sarà di ritorno, o fino a quando non risponderà.
• Chi La sostituisce nel frattempo, con un indirizzo o un numero di telefono presidiato.
• Che cosa può fare il mittente se la questione è urgente.

E che cosa non scrivere: dettagli utili a truffatori e ladri. La risposta va a chiunque Le scriva, anche a spammer e sconosciuti. Non scriva quindi che sarà all'estero per tre settimane, dove andrà, il Suo numero privato o il nome del Suo sostituto con un ruolo che un truffatore può sfruttare ("scrivete al nostro contabile Giovanni per i pagamenti"). Un truffatore usa volentieri un messaggio del genere per scrivere un'e-mail falsa credibile, per esempio un pagamento urgente a nome di qualcuno che tanto non è raggiungibile.

Esempio di un buon messaggio:

Oggetto: Assente fino al 3 gennaio compreso

Grazie per la Sua e-mail. Leggerò di nuovo la posta a partire dal 4 gennaio.
Per ordini e domande può rivolgersi a info@example.com.

Non due volte

Può impostare un messaggio di assenza anche nel pannello di gestione del Suo hosting, da WebOké in DirectAdmin. Usi solo uno dei due. Se sono attivi entrambi, tutti ricevono due risposte automatiche.

In pratica: ecco come funziona nella webmail

Il messaggio di assenza si trova in Impostazioni > Fuori ufficio, con Oggetto, Corpo, Data di inizio, Data di fine e Stato, e sotto Impostazioni avanzate I miei indirizzi di posta, Intervallo di risposta e Azione messaggio in arrivo. Il risultato è visibile in Filtri > Azioni > Modifica gruppo di filtri. I passaggi si trovano nel manuale di Roundcube, alla voce Impostare un messaggio di assenza. In altre webmail funziona in modo simile: Gmail ha un risponditore automatico per le vacanze nelle impostazioni, Outlook.com le risposte automatiche.

Riepilogo

• Un messaggio di assenza è un filtro Sieve (vacation, RFC 5230) eseguito sul server.
• Lo stesso mittente riceve al massimo una risposta per Intervallo di risposta; senza una scelta sono 7 giorni.
• Nessuna risposta a mailing list (List-Id) e posta automatica (Auto-Submitted), e solo se uno dei Suoi indirizzi compare in To o Cc.
• In I miei indirizzi di posta inserisca anche gli indirizzi di inoltro, usi una data di inizio e di fine e lasci l'azione su Mantieni.
• Scriva quando sarà di ritorno e a chi ci si può rivolgere, ma nessun dettaglio utile ai truffatori.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.3: Far correggere il Suo messaggio di assenza. Prepari nella Sua casella di posta un messaggio di assenza in Impostazioni > Fuori ufficio, con una Data di inizio e una Data di fine entrambe nel futuro; così il messaggio non è ancora davvero attivo e nessuno riceve una risposta adesso. Compili un oggetto, un testo, I miei indirizzi di posta e un Intervallo di risposta, e lasci Azione messaggio in arrivo su Mantieni. Incolli poi il Suo gruppo di filtri (Impostazioni > Filtri > Azioni > Modifica gruppo di filtri, copiare tutto) oppure carichi il file ottenuto con Scarica. Il programma legge lo script in memoria (non viene salvato nulla) e controlla: c'è un'azione vacation; :days è almeno 1; l'oggetto non è vuoto; il testo è più lungo di 40 caratteri; c'è un limite di data con currentdate (altrimenti arancione: non si dimenticherà di disattivarlo?); :addresses contiene almeno un indirizzo (altrimenti arancione); e il messaggio viene mantenuto, quindi nessun discard e nessun reindirizzamento a un indirizzo esterno al Suo dominio. Dopo l'esercizio disattivi di nuovo il messaggio se non Le serve.

Per saperne di più

Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail funziona in modo simile.

• Roundcube Webmail 7.3: Impostare un messaggio di assenza
• Roundcube Webmail 7.1: Creare un filtro
• Corso gratuito Sicuri online per imprenditori 1.2: Phishing, truffa del CEO e truffa delle fatture
• Regole e-mail lato server (filtri sul server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Perché non tutti ricevono il Suo messaggio di risposta automatica