Importare, esportare e trasferire la rubrica

Modulo 7: La Sua rubrica · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà portare i Suoi contatti come file dentro e fuori dalla webmail, sceglierà consapevolmente tra vCard e CSV ed eviterà doppioni e gruppi persi.

Concetti chiave: vCard (.vcf), CSV, associare i campi, assegnazione ai gruppi (CATEGORIES), doppioni, Sostituisci l'intera rubrica, backup, CardDAV

La Sua rubrica non si trasferisce da sola

Quando trasferisce la posta da un fornitore a un altro, i messaggi e le cartelle di solito vengono trasferiti: si trovano sul server IMAP e uno strumento di migrazione li copia. La rubrica invece si trova altrove. Nella webmail è un elenco a sé che appartiene alla webmail, non alla Sua casella di posta. Un trasferimento della posta quindi non la porta con sé. Lo stesso vale al contrario: chi passa da Gmail o Outlook a una nuova casella di posta lascia indietro i propri contatti finché non li trasferisce personalmente.

Il trasferimento avviene con un file. Lei esporta dal vecchio programma, ottiene un file e lo importa nel nuovo. Ci sono due tipi di file che incontrerà spesso.

vCard: il biglietto da visita

Una vCard è un file di testo con l'estensione .vcf. Ogni biglietto inizia con BEGIN:VCARD e finisce con END:VCARD. Nel mezzo c'è un dato per riga, preceduto da un nome fisso. Ecco come appare un biglietto di Youssef:

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Youssef El Amrani
N:El Amrani;Youssef;;;
EMAIL;TYPE=INTERNET:youssef@example.net
ORG:Ingrosso Example
TEL;TYPE=WORK:+39 000 000 000
CATEGORIES:Clienti
END:VCARD

• VERSION indica la versione del formato. La versione 4.0 è descritta nella RFC 6350; la versione 3.0 è più vecchia, ma è ancora usata e letta da quasi tutti i programmi. La webmail esporta nella versione 3.0.
• FN è il nome completo così come lo vede, N il nome suddiviso in parti (cognome, nome).
• EMAIL, TEL e ORG si spiegano da sé. Un biglietto può contenere più indirizzi e numeri.
• CATEGORIES è la riga per i gruppi. Se Youssef fa parte del Suo gruppo "Clienti", la webmail lo indica qui durante l'esportazione.

Un file .vcf può contenere un solo biglietto oppure centinaia uno dopo l'altro. Il vantaggio della vCard: il significato di ogni campo è fisso. Un programma non deve indovinare che cosa sia un numero di telefono.

CSV: una tabella senza regole comuni

CSV (comma-separated values) è una tabella in forma di testo: la prima riga contiene i nomi delle colonne, ogni riga successiva è una persona, con virgole o punti e virgola come separatori. Può aprirlo in un foglio di calcolo. È comodo per ripulire un elenco, ma ha uno svantaggio: non esiste una regola fissa per le colonne. Google chiama una colonna in un modo diverso da Outlook, e un Outlook in italiano ancora diversamente da uno in inglese.

Per questo, con un file CSV la webmail deve associare le colonne ai propri campi. Se non riconosce una colonna, chiede a Lei quale colonna corrisponde a quale campo. Controlli bene questa associazione. Un errore classico: la colonna con l'indirizzo di lavoro non viene associata e Lei si ritrova con cento contatti senza indirizzo e-mail.

Altre due insidie con il CSV:

• Caratteri strani. Se dopo l'importazione vede "Nicolò" invece di "Nicolò", il file non era salvato in UTF-8. Lo salvi di nuovo nel Suo foglio di calcolo come CSV in UTF-8 e ripeta l'importazione.
• Separatore. Un foglio di calcolo in italiano usa spesso il punto e virgola. Se tutto finisce in un'unica colonna, il programma ha letto male il separatore.

Se può scegliere, scelga la vCard. Google Contatti, Outlook e Apple Contatti possono tutti esportare come vCard o come CSV.

Importare senza danni

In Contatti > Importa sceglie il file. Sotto ci sono due opzioni che fanno la differenza tra un'importazione ordinata e una rubrica disordinata.

Importa le assegnazioni di gruppo determina che cosa fa la webmail con i gruppi presenti nel file (le righe CATEGORIES):

Sostituisci l'intera rubrica cancella prima tutto ciò che c'è e poi lo sostituisce con il contenuto del file. Va bene solo se il file contiene davvero tutto ciò che vuole conservare. Di norma la lasci disattivata.

E i doppioni? Se esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail e lo stesso nome, la webmail lo salta durante l'importazione. Se il nome è scritto diversamente ("Youssef El Amrani" rispetto a "Y. El Amrani"), non lo riconosce come doppione e la persona viene inserita due volte. Se importa per errore lo stesso file due volte, quindi, il danno è limitato. Se importa da due fonti con grafie diverse, faccia ordine al termine.

Un esempio. Chiara passa da un vecchio programma di posta. Lì esporta i suoi contatti come vCard, 212 biglietti. Li importa con "Tutti (crea i gruppi se necessario)" e lascia disattivata "Sostituisci l'intera rubrica". Dopodiché ritrova i suoi vecchi gruppi "Clienti" e "Fornitori" e cerca alcuni nomi che aveva in entrambi i programmi, per eliminare i doppioni.

Se riceve un biglietto da visita come allegato in un'e-mail, non deve prima salvarlo: con un allegato .vcf la webmail mostra un pulsante per aggiungerlo alla Sua rubrica.

Esportare come backup

L'esportazione si fa in Contatti > Esporta. Ottiene un unico file .vcf con tutti i Suoi contatti; con la freccetta accanto sceglie tra Esporta tutto ed Esporta selezionati (solo quelli selezionati). Se i Suoi contatti fanno parte di gruppi, questi si trovano nel file come CATEGORIES. Apra il file in un editor di testo e lo controlli: se vede i nomi dei gruppi, verranno ripresi anche in un'importazione.

Un'esportazione è anche il Suo backup. La Sua posta si trova sul server, che ne fa dei backup, ma la rubrica si cancella con un solo clic sbagliato su Sostituisci l'intera rubrica. Un'esportazione qualche volta all'anno, conservata in un posto sicuro, richiede un minuto. Tenga però presente che un file del genere contiene dati personali. Non lo lasci in giro nella cartella Download o in una cartella condivisa.

La rubrica del telefono è un'altra rubrica

I contatti del Suo telefono e la rubrica della webmail sono due elenchi separati. Un nuovo contatto sul telefono non compare automaticamente nella webmail, e viceversa. Il Suo programma di posta con IMAP scarica solo la posta, non i contatti.

Se desidera un'unica rubrica su tutti i Suoi dispositivi, Le serve CardDAV: uno standard per sincronizzare i contatti tra un server e i Suoi dispositivi. Nextcloud, per esempio, lo supporta, e telefoni e programmi di posta lo gestiscono. La webmail di WebOké non si sincronizza con CardDAV; lì si usano l'importazione e l'esportazione. Scelga quindi un unico posto come fonte di riferimento e da lì porti con sé di tanto in tanto un'esportazione.

In pratica: ecco come funziona nella webmail

Importa ed Esporta si trovano in alto in Contatti. Un'importazione può essere un file .vcf o CSV. La procedura passo dopo passo si trova nel manuale di Roundcube (8.3). In altre webmail funziona in modo simile: anche Gmail e Outlook.com offrono l'importazione e l'esportazione dei contatti, di solito con gli stessi due tipi di file.

Riepilogo

• La Sua rubrica non si trasferisce automaticamente con la posta: la porti con sé con un'esportazione e un'importazione.
• La vCard (.vcf) ha campi fissi e i gruppi come CATEGORIES; il CSV è una tabella le cui colonne vanno associate.
• Lasci disattivata Sostituisci l'intera rubrica e scelga consapevolmente per i gruppi Nessuno, Tutti o Solo per i gruppi esistenti.
• La webmail riconosce i doppioni solo con lo stesso indirizzo e lo stesso nome; faccia ordine dopo un'importazione.
• Un'esportazione è il Suo backup e contiene dati personali; la rubrica del telefono è un elenco diverso.

Quiz

Esercizio

Esercizio A7.2: Far verificare la Sua rubrica. Esporti la Sua rubrica nella webmail (Contatti > Esporta; otterrà un file .vcf) e lo carichi. Se ha ancora pochi contatti, ne crei prima almeno tre e ne inserisca almeno uno in un gruppo. Il programma legge il file solo in memoria e non salva nulla. Controlla che: ci siano almeno 3 biglietti; la versione sia 3.0 o 4.0; ogni biglietto abbia un nome (FN) e un indirizzo e-mail; non ci siano doppioni (lo stesso indirizzo e-mail su due biglietti); e ci sia almeno un gruppo (CATEGORIES, altrimenti arancione). Vede solo dei conteggi, come "24 biglietti, 2 senza indirizzo e-mail, 1 doppione", mai nomi o indirizzi. Verde se tutto è corretto; arancione se manca il gruppo, se ci sono biglietti senza nome o indirizzo e-mail oppure se ci sono doppioni; rosso con meno di 3 biglietti o una versione sconosciuta.

Per saperne di più

Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail funziona in modo simile.

• Roundcube Webmail 8.3: Importare ed esportare i contatti
• Roundcube Webmail 8.2: Creare gruppi
• Recuperare la casella di posta o le e-mail eliminate dal backup
• RFC 6350, vCard Format Specification (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc6350
• Trasferire la Sua rubrica da Gmail o Outlook alla webmail