Gestire utenti e gruppi per Office

Come amministratore Lei decide chi lavora nel Suo WebOké Nextcloud e chi può lavorare con Euro-Office. Questo si fa in Mio WebOké, alla voce Gestione utenti del Suo pacchetto Nextcloud.

Come funziona la licenza Office Suite

In Nextcloud, una licenza Office Suite corrisponde all'appartenenza al gruppo office. Solo i membri di questo gruppo possono aprire i file in Euro-Office. Se in Gestione utenti attiva l'interruttore Office Suite, rendiamo l'utente membro di quel gruppo. Se lo disattiva, lo rimuoviamo dal gruppo e la licenza si libera.

Ogni utente può verificare autonomamente se dispone di una licenza. In Nextcloud, clicchi in alto a destra sulla propria foto del profilo e scelga Impostazioni. In fondo alla pagina Profile & contact, alla voce Your groups, sono indicati i gruppi di cui fa parte. Se compare office tra questi (1), significa che dispone di una licenza Office Suite.

Attenzione: assegni Office sempre tramite l'interruttore in Mio WebOké, e non aggiungendo qualcuno al gruppo office in altro modo. Solo così il conteggio delle Sue licenze risulterà corretto.

Aggiungere un utente

1. Vada in Mio WebOké su I miei prodotti, clicchi su Amministrazione accanto al Suo pacchetto Nextcloud e scorra fino a Gestione utenti.
2. Clicchi su Aggiungi utente.
3. Inserisca il Nome utente. Con questo l'utente effettuerà l'accesso. Utilizzi lettere minuscole, cifre, un punto o un trattino. Non sarà possibile modificare il nome utente in seguito.
4. Inserisca il Nome visualizzato e l'Indirizzo email.
5. Scelga un Password di almeno 10 caratteri, con almeno una cifra e un carattere speciale, oppure clicchi su Genera. Comunichi la password all'utente in modo sicuro.
6. L'utente deve lavorare con Euro-Office? Selezioni Assegna licenza Office Suite.
7. Clicchi su Crea utente.

Ha raggiunto il numero massimo di utenti o licenze del Suo pacchetto? In tal caso riceverà una notifica al riguardo. Aumenti il numero in Opzioni configurabili, veda Ordinare licenze Office e assegnarle agli utenti.

Gestire un utente

In Gestione utenti vede, per ciascun utente, tra l'altro se è attivo, se dispone di Office Suite e quando ha effettuato l'accesso l'ultima volta. Tramite il menu delle azioni accanto a un utente può scegliere:

• Modifica password: ad esempio se qualcuno ha smarrito la propria password.
• Disattiva e Attiva: per negare temporaneamente l'accesso a qualcuno, senza eliminare nulla.
• Elimina: per eliminare definitivamente l'utente.

Il nome visualizzato e l'indirizzo email si modificano direttamente nella riga dell'utente: cambi il nome o l'indirizzo e clicchi su Salva.

Attenzione: con Elimina, tutti i file, i calendari e i contatti di quell'utente vengono eliminati definitivamente. Questa azione non può essere annullata. Metta quindi prima al sicuro i file importanti altrove, ad esempio condividendoli con un collega che li copierà in una propria cartella.

Qualcuno lascia l'organizzazione o non ha più bisogno di Office

• Qualcuno non ha più bisogno di Euro-Office, ma continua a usare Nextcloud? Disattivi solo l'interruttore Office Suite. La licenza si libererà per qualcun altro.
• Qualcuno lascia l'organizzazione? Disattivi prima l'utente. Lo elimini solo quando è certo che tutti i file siano al sicuro.

Collaborare in gruppi

Vuole che un team lavori insieme sugli stessi documenti? Crei una cartella condivisa e la condivida con i colleghi che devono lavorarci. Chiunque disponga di una licenza Office Suite potrà quindi aprire i documenti presenti in quella cartella in Euro-Office e modificarli insieme. Per sapere come funziona la condivisione, legga Condividere un documento con un collega. Per sapere come lavorare contemporaneamente su un documento, legga Lavorare contemporaneamente su un documento.