Gestione di utenti e gruppi per Office

Come amministratore, Lei stabilisce chi lavora nel Suo WebOké Nextcloud e chi può utilizzare Euro-Office. Questo si fa in Mijn WebOké, alla voce Gebruikersbeheer del Suo pacchetto Nextcloud.

Come funziona la licenza Office Suite

Una licenza Office Suite in Nextcloud corrisponde all'appartenenza al gruppo office. Solo i membri di questo gruppo possono aprire file in Euro-Office. Se attiva l'interruttore Office Suite in Gebruikersbeheer, rendiamo l'utente membro di quel gruppo. Se lo disattiva, lo rimuoviamo e la licenza si libera.

Ogni utente può verificare autonomamente se dispone di una licenza. In Nextcloud, faccia clic in alto a destra sulla Sua foto del profilo e scelga Instellingen. In fondo alla pagina Profile & contact, alla voce Your groups, sono indicati i gruppi a cui appartiene. Se tra questi è presente office (1), significa che dispone di una licenza Office Suite.

Attenzione: assegni Office sempre tramite l'interruttore in Mijn WebOké, e non aggiungendo qualcuno al gruppo office in un altro modo. Solo così il conteggio delle Sue licenze risulterà corretto.

Aggiungere un utente

1. Vada in Mijn WebOké a Mijn Producten, faccia clic su Beheer accanto al Suo pacchetto Nextcloud e scorra fino a Gebruikersbeheer.
2. Faccia clic su Gebruiker toevoegen.
3. Inserisca il Gebruikersnaam. Con questo l'utente effettuerà l'accesso. Utilizzi lettere minuscole, numeri, un punto o un trattino. Non sarà possibile modificare il nome utente in seguito.
4. Inserisca il Weergavenaam e l'Indirizzo email.
5. Scelga una Password di almeno 10 caratteri, con almeno un numero e un carattere speciale, oppure faccia clic su Genereer. Condivida la password in modo sicuro con l'utente.
6. L'utente deve lavorare con Euro-Office? Selezioni Office Suite-licentie toewijzen.
7. Faccia clic su Gebruiker aanmaken.

Ha raggiunto il numero massimo di utenti o licenze del Suo pacchetto? In tal caso riceverà una notifica. Aumenti il numero in Configureerbare opties, consulti Ordinare licenze Office e assegnarle agli utenti.

Gestire un utente

In Gebruikersbeheer può vedere, per ogni utente, tra l'altro se è attivo, se dispone di Office Suite e quando ha effettuato l'ultimo accesso. Tramite il menu delle azioni accanto a un utente può scegliere:

• Wachtwoord wijzigen: ad esempio se qualcuno ha smarrito la propria password.
• Modifica dati: per modificare il nome visualizzato o l'indirizzo email.
• Uitschakelen e Inschakelen: per negare temporaneamente l'accesso a qualcuno, senza eliminare nulla.
• Elimina: per eliminare definitivamente l'utente.

Attenzione: con Elimina tutti i file, i calendari e i contatti di quell'utente vengono eliminati definitivamente. Questa azione non può essere annullata. Metta quindi al sicuro i file importanti altrove, ad esempio condividendoli con un collega che li copierà in una propria cartella.

Qualcuno se ne va o non ha più bisogno di Office

• Qualcuno non ha più bisogno di Euro-Office, ma continua a usare Nextcloud? In tal caso disattivi solo l'interruttore Office Suite. La licenza si libererà per un'altra persona.
• Qualcuno lascia l'organizzazione? Disattivi prima l'utente. Lo elimini solo quando è certo che tutti i file sono al sicuro.

Collaborare in gruppi

Vuole che un team lavori insieme sugli stessi documenti? Crei una cartella condivisa e la condivida con i colleghi che devono lavorarci. Chiunque disponga di una licenza Office Suite potrà quindi aprire e modificare insieme i documenti in quella cartella in Euro-Office. Per scoprire come funziona la condivisione, consulti Een document delen met een collega. Per scoprire come lavorare contemporaneamente su un documento, consulti Tegelijk aan een document werken.