Una cartella per associazioni o famiglie che non scompare quando qualcuno si ferma

La domanda: "Nella nostra associazione tutto si trova in una cartella condivisa del precedente segretario. Questa persona ora si ferma. Cosa succede alla cartella, e come possiamo evitarlo la prossima volta?"

Il problema: una cartella condivisa appartiene sempre a una sola persona. Se quell'utente viene eliminato, la cartella scompare anche per tutti gli altri. Lo stesso vale per una famiglia in cui tutto si trova nella cartella di un solo genitore.

Ora: mettere al sicuro la cartella

1. Faccia trasferire alla persona che se ne va la proprietà della cartella a qualcuno che resta, tramite Impostazioni, Condivisione e il blocco File. Veda Trasferire la proprietà quando un collega lascia l'azienda.
2. Elimini l'utente in Mijn WebOké solo quando il trasferimento è completato. Se desidera conservare ancora per un po' l'account, lo disattivi invece di eliminarlo.
3. La persona non riesce più ad accedere? Segua allora Un collega lascia l'azienda: come trasferire in sicurezza file, agenda e cartelle condivise.

D'ora in poi: un team e una cartella di team

1. Crei un team

Crei nell'app Team un team, per esempio "Consiglio direttivo" o "Famiglia", e aggiunga i membri (veda Creare team e condividere una cartella con tutta la squadra). Se si aggiunge qualcuno o se qualcuno si ferma, dovrà modificare solo il team.

2. Richieda una cartella di team

Una cartella di team appartiene al team, non a una singola persona. Resta disponibile se qualcuno se ne va, e lo spazio di archiviazione non viene conteggiato su un singolo membro. WebOké crea la cartella di team per Lei: la richieda con un ticket in Mijn WebOké e comunichi il nome della cartella e del team (veda Cartelle del team: una cartella condivisa che appartiene al team). Le cartelle di team sono disponibili in Personal, Family e Max, non in Nextcloud Free.

3. Sposti i file

1. Apra in File la vecchia cartella condivisa.
2. Selezioni tutto (la casella sopra l'elenco seleziona tutto).
3. Scelga in alto Sposta o copia, scelga la cartella di team e clicchi su Sposta in con il nome della cartella di team (veda Creare, spostare, copiare e rinominare cartelle).
4. Verifichi che tutto sia stato trasferito e dopo rimuova la vecchia condivisione.

Suggerimenti per l'organizzazione

• Utilizzi una struttura di cartelle fissa, per esempio Verbali, Finanze, Membri, Attività. Aggiunga con Aggiungi descrizione cartella una breve spiegazione (veda Creare note e file di testo con Testo).
• Stabilisca chi può fare cosa. Non tutti devono poter modificare i documenti finanziari.
• Condivida verso l'esterno (membri, genitori, comune) sempre con un link protetto da password e con data di scadenza (veda Creare un collegamento pubblico: lettura, modifica, password, data di scadenza e limite di scaricamento).